Etkinlik Düzenleme Prosedürü

Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğü

Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı

 Topluluklarca Etkinlik Planlamasında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar:

Öğrenci toplulukları planlanan etkinlik için “Etkinlik Talep Formu”nu  en az 20 gün öncesinde, “Etkinliğe Katılacak Öğrenci Listesi” ile Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına teslim etmelidirler.

Etkinlik Talep Formu

ÖrnekAfiş

Sonuç Bildirim Formu

Gezi Talep Formu ve Taahhütname

Sponsorluk Formu

Toplulukların planladıkları faaliyetler, Rektörlük Makamınca onay süreci tamamlandıktan sonra yapılmalıdır. Rektörlük Makamınca verilen onaydan sonra etkinlikle ilgili değişiklik  talep edilmemelidir.

Etkinlik duyuruları (afiş ve broşür vb.) onay süreci tamamlandıktan sonra yapılmalıdır.

Etkinlik duyuru afişlerinde ve broşürlerinde kullanılan logolar Üniversitemiz kriterlerine  uygun olmalıdır.

Güvenlik açısından önem taşıması nedeniyle etkinliklere katılacak sanatçı, konuşmacı, panelist ve benzeri kişilerin özgeçmişlerini ve kimlik bilgilerini eksiksiz beyan etmeleri, etkinliklerde topluluğun amacı ile örtüşmeyen medyatik kişileri tercih edilmemelidir.

Yapılacak her türlü faaliyette alkol satış ve tüketimi yapılmamalıdır.

Etkinliklerin kampüs dışında gerçekleşmesi durumunda  Üniversite Rektörlüğü’nden  güvenlik görevlisi ve  sağlık personeli  görevlendirilmesi talep edilmemelidir.

Üniversitenin öğrenci etkinliği için tahsis ettiği saha, salon ve etkinlik alanlarının  uygun biçimde kullanılması sağlanmalıdır.

Topluluklara alınan malzemelerin kayıtlarının tutulması, korunması, etkinliklerde kullanım devamlılığı sağlanmalıdır.

Toplulukların etkinlikleri için yapacakları harcamalar  Sağlık-Kültür ve Spor Daire Başkanlığı mevzuatına uygunluk çerçevesinde yapılmalıdır.

Öğrenci topluluğunun, gerçekleştirdiği etkinliklere ait fotoğraf ve kamera kayıtlarının dijital ortamda, raporların ise ciltli ve dosya halinde Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına teslim edilmesi sağlanmalıdır,

Etkinliklerle ilgili fotoğraflar Başkanlığımıza bildirilmeden Basın ve Halkla İlişkiler birimine verilmemelidir.